In dit artikel onderscheiden we 4 verschillende soorten kassasystemen, variërend van een traditioneel kassasysteem tot de laatste cloud oplossingen.

1. Elektronische kassasystemen

Elektronische kassasystemen (ook wel traditionele kassasystemen genoemd) werden in de jaren 70 van de vorige eeuw geïntroduceerd. Deze elektronische kassa nam de plek in van de grote logge machines die nog met een hendel aangedreven werden. Met de opkomst van de bankpassen werden deze elektronische kassasystemen de standaard. Door de jaren heen werden er steeds meer functies toegevoegd aan deze kassasystemen, zoals het vastleggen van eenvoudige voorraadgegevens.

Elektronische kassa’s bestaan uit een kassalade met daarbovenop een soort calculator met (vaak programmeerbare) toetsen en een kleine analoge display die de prijs van een product laat zien. De nieuwe varianten hebben een digitaal scherm en kunnen worden bediend met een muis, toetsenbord of door middel van aanraking. Een bonprinter is bij veel elektronische of traditionele kassasystemen geïntegreerd. Randapparatuur zoals barcode scanners kunnen aangesloten worden.

Ondanks dat traditionele kassasystemen sterk verouderd zijn en voorraadbeheer lastig is, worden ze nog wel eens gebruikt in voetbalkantines, snackbars en bij kleine retailers. Deze kassasystemen zijn goedkoop in aanschaf, zijn eenvoudig te installeren en geschikt voor basisverkoophandelingen. Veel MKB eigenaren zijn echter toch geneigd om te kijken naar een krachtigere toepassing.

2. POS systemen / All-in one computers.

In de afgelopen decennia zijn er enorme veranderingen geweest voor kassasystemen. De opkomst van de Point of Sale systemen brachten diverse nieuwe functies en flexibiliteit met zich mee. Een POS systeem is altijd een combinatie van software en hardware. De specifieke kassasoftware draait vaak gebaseerd op Windows of Android besturingssystemen. Als hardware wordt er gebruik gemaakt van een kassacomputer met specificaties om de software te draaien of een tablet. Een all-in one systeem combineert software en hardware in een professioneel uitziende oplossing. Ondanks dat het besturingssysteem voor geïnstalleerd is, dient kassasoftware vaak nog hieraan toegevoegd te worden.

Deze kassasystemen bieden winkeliers een uitgebreid scala aan functionaliteiten en software om gegevens te verzamelen en te analyseren. Met deze gegevens kunnen belangrijke bedrijfsanalyses en procedures uitgevoerd worden door de winkelier.

Voorbeelden van deze functionaliteiten die uitgevoerd kunnen worden met POS systemen zijn o.a.:

• Voorraadbeheer
• Verkooprapporten en statistieken
• Werknemersbeheer (bijvoorbeeld het inklokken van werknemers)
• Klantrelatiebeheer (CRM)
• Het koppelen van loyaliteitsprogramma's
• Verkoop, promoties en kortingen toepassen
• Meerdere winkels koppelen in een systeem
• Margeberekeningen uitvoeren
• Omgaan met fooien
• Gekoppelde boekhoudsoftware
• etc.

Deze moderne POS systemen en all-in one computers geven ondernemers een krachtiger hulpmiddel om hun winkel te runnen en ook de klantervaring te verbeteren. Kortere wachtrijen, een betere uitstraling in de winkel en een lagere foutgevoeligheid bij het afrekenen, zorgen ervoor dat een POS systeem al snel zijn aankoopbedrag terugverdiend heeft.

POS systemen of all-in one computers bestaan uit een touchscreen en geïntegreerde computer. Verder zijn All-in one computers vaak uitgerust met een staande voet, of kunnen ze aan de muur gehangen worden. De all-in-one kassasystemen hebben diverse communicatiepoorten waar randapparatuur op aangesloten kan worden, zoals een bonprinter, kassalade, barcode scanner, klantendisplay of betaalautomaat. Deze all-in-one kassasystemen worden vooral gebruikt in de detailhandel en horeca. Software is niet inbegrepen, maar wel verkrijgbaar via een van onze softwarepartners.  

De Elo POS, een van de nieuwste All-in one computers

3. POS tablets

POS tablets delen de functionaliteit met POS systemen, maar zijn handzamer in het gebruik, hebben een lagere aanschafprijs en zijn kunnen eenvoudig door de winkelruimte worden verplaatst, waardoor medewerkers klanten sneller van dienst kunnen zijn. Tijdens drukke tijden van de dag kunnen deze tablets snel worden ingeschakeld en een nieuwe kassa of mobiele kassa toevoegen.

Net zoals de POS systemen kunnen POS tablets verbonden worden met alle standaard randapparatuur voor kassa's. Denk hierbij aan een betaalterminal, thermische bonprinter, kassalade en barcode scanners die gebruikt worden voor het afrekenproces en het bijhouden van de inventaris.

Steeds vaker zien we ook dat bijvoorbeeld iPads gebruikt worden als kassasysteem. Geplaatst in een houder is dit een professionele oplossing. Tel hier een kassalade en een bonprinter bij op en een draadloze barcodescanner, dan heeft u  een professioneel kassasysteem. Het enige wat dan ontbreekt is de kassa software, waarin ook de aansturing is geregeld voor de randapparatuur.

We hebben diverse samenwerkingen met software leveranciers die gebruik maken van de kracht van POS tablets, variërend van gratis software (Loyverse, Square) tot uitgebreide softwarepakketten voor horeca (Waiterone, Nappkin, Mr. Winston), retail (iZettle, Lightspeed). Bekijk altijd welke hardware ondersteund wordt door de softwareleveranciers.

4. POS systemen in de cloud

In de hedendaagse POS systemen kunnen alle gegevens en berekeningen worden opgeslagen en op externe servers worden uitgevoerd. Het bewaren van gegevens gebeurt in de cloud. Het frontoffice gedeelte van de kassasoftware wordt uitgevoerd als app of softwarepakket op een tablet of mobiele telefoon, terwijl de kassa software vanaf een web interface of een lokaal geïnstalleerd softwarepakket te benaderen is.

Dit softwarepakket stuurt de gegevens naar externe computers die verantwoordelijk zijn voor de backoffice. Denk hierbij aan verkoopanalyses, boekhouding, voorraadbeheer e.d.

Welk kassasysteem moet u nu kiezen?

Dat is een vraag die alleen u kunt beantwoorden. Elk bedrijf én elke branche heeft andere behoeftes. De keuze van een kassasysteem is altijd afhankelijk van het aantal klanten dat u per dag ontvangt, de diversiteit van uw producten of dat u bijvoorbeeld kortingen en loyaliteitsprogramma’s wilt implementeren. Meer functionaliteiten of intelligentie betekent doorgaans de keuze voor een POS systeem. De nieuwste kassasystemen bevatten alle toepassingen die u maar wenst. Denk hierbij onder andere aan grafische productoverzichten, voorraadbeheer, klantenbeheer en de laatste betaalmethodes geïntegreerd, zoals Apple- en AliPay.

De keuze voor een POS tablet of all-in one systeem is een meer persoonlijke keus. Vaak zien we wel dat grotere retailers een keuze maken voor all-in one systemen i.v.m. de snelheid en extra rekenkracht, ten opzichte van tablets, al worden de tablets ook steeds sneller.