Een POS verkooppunt creëren

Uit historisch perspectief was een traditionele kassa hét POS (Point of Sale) systeem in een winkel. Alle klanten passeerden bij het betalen dezelfde kassa. Deze (vaak elektrische) kassasystemen waren niet prijzig, maar waren ook niet gebaseerd op intelligente techniek. Veel kassasystemen hadden een limiet van het aantal producten, geen link met de voorraad en het scannen van barcodes was nog in opkomst.

Toen computers meer betaalbaar werden, werd een kassasysteem gebaseerd op software de nieuwe standaard. Deze nieuwe POS systemen waren stukken sneller dan de traditionele kassa’s, maar ook slimmer en gaven meer inzicht in de interne organisatie.

Op deze pagina beschrijven we de volgende onderwerpen:

• Wat zijn de voordelen van een POS systeem?
• Wat zijn de functionaliteiten van een POS systeem?
• Wat zijn de componenten van een POS systeem
• Welke vragen om te stellen voor de aanschaf van een POS systeem

Een POS verkooppunt van nu

Afrekenen moet tegenwoordig zo snel en moeiteloos mogelijk voor de klant. Er is geen klant die tegenwoordig nog verwacht in een lange rij te staan om producten af te rekenen. We zien daarom ook veel extra POS verkooppunten. Kassamedewerkers worden vervangen door zelfbedieningskiosken. Via mobiele POS systemen worden bestellingen opgenomen. Tevens zorgt contactloos afrekenen ervoor dat de bestaande rijen sneller doorlopen.

Dit zijn allemaal ontwikkelingen die het transactiemoment en het verkooppunt veranderen.

In dit artikel vermelden we de voornaamste voordelen van een POS systeem en informeren we u welke keuzes belangrijk zijn als u een POS verkooppunt wilt gaan inrichten.

Wat zijn de voordelen van een POS systeem?

Een goed POS systeem zorgt voor een betere ervaring en kortere doorlooptijd voor uw klanten. Voor u als ondernemer kan het juiste POS systeem zorgen voor veel gemak en eenvoud. Een aantal voordelen van een POS systeem op een rij;

• Snelheid: Efficiëntere transactiemomenten leiden tot minder lange rijen, meer tevreden klanten en meer verkoop.
• Klantenbinding: Klanteninformatie gebruiken voor het opstarten van een loyaliteitsprogramma of e-mailcampagne.
• Nauwkeurigheid: Scannen van producten zorgt voor de weergave van de juiste prijs en de correcte verwerking van de voorraad.
• Inzicht: Doordat voorraden en klantgedrag door rapportage- en boekhoudtools beter inzichtelijk gemaakt kunnen worden verkrijgt u meer inzicht.

Wat voor bedrijf u ook heeft of welke producten u ook verkoopt, een gebruiksvriendelijk POS systeem kan voor extra omzet zorgen en meer inzicht geven over de verkopen. Alles wat u nodig heeft is een feite de juiste software, een workstation/tablet en randapparatuur. Met deze onderdelen heeft u de basis voor een krachtig POS systeem.

In de volgende paragrafen bekijken we wat een POS systeem als standaard functionaliteit heeft en waar een POS systeem uit bestaat.

Wat zijn de functionaliteiten van een POS systeem?

Ondanks dat elk bedrijf zijn eigen bedrijfsprocessen heeft, kan een POS systeem geschikt worden gemaakt voor elke branche. De volgende functionaliteiten zijn voor elk POS systeem toepasbaar;

• Snel en accuraat afrekenen: Producten kunnen snel en accuraat worden afgerekend. Uw klanten kunnen snel geholpen worden en de kassarijen zullen korter zijn.
• Automatische inventaris: Altijd accurate inventarisinformatie beschikbaar en automatisch bijgewerkt bij elke transactie.
• Rapportages: Zelf dag, week of maandrapportages genereren, waar dan ook.
• Geautomatiseerd inkoopproces: Zodra de voorraad onder een bepaald voorraadniveau is gedaald automatisch producten bestellen – vanuit het systeem.
• Klantinformatie: Door middel van verkregen klantinformatie kunnen klanten persoonlijk benaderd worden met persoonsgebonden aanbiedingen.
• Retourverwerking: Soms moeten klanten om verschillende redenen een artikel retourneren. POS systemen kunnen een rol vervullen in de retourverwerking.
• Ondersteuning van externe applicaties: Vaak moet u uw POS-gegevens synchroniseren met reeds bestaande boekhoud- of magazijnbeheersystemen. De link met externe applicaties bespaart u tijd en geeft u meer inzicht.

Wat zijn de componenten van een POS systeem?

De componenten van een POS systeem zijn eigenlijk onder te verdelen in software en hardware componenten. In onderstaande lijst staan de standaard componenten voor elk POS systeem;

• POS software: Een POS softwarepakket is de kern van elke POS Systeem. Het is dan ook van essentieel belang dat de juiste software gekozen wordt en wordt geïmplementeerd volgens uw wensen.
• Workstation of POS tablet: Een computersysteem waar de POS software op kan worden geïnstalleerd. Over het algemeen gebaseerd op Windows, Android of Apple OS. Dit kan een vast workstation zijn, een All in One computer of oplossing of een POS Tablet, in- of exclusief stand.
• Displays: Nagenoeg elke standaard monitor kan aangesloten worden op een workstation. In de praktijk zien we echter vaak dat er gewerkt wordt met (POS) touchscreens of tablets. Het werken met deze touchscreens bespaart veel tijd. Er hoeft niet met toetsenborden en toetsenbord-combinaties gewerkt te worden. Vaak wordt er ook gewerkt met een extern display, zodat de klant de prijs kan aflezen.
• Barcode scanner: Het scannen van barcodes op producten is een standaard onderdeel van POS systemen geworden. Hiervoor worden barcode scanners gebruikt. De gescande barcode staat geregistreerd in de softwaredatabase. Zo wordt de prijs opgeroepen ziet u exact welk product gescand wordt.
• Bonprinter: In de retail en horeca branche is het afgeven van een bonnetje na een aankoop een gangbaar proces. Er zijn diverse bonprinters beschikbaar welke aangesloten kunnen worden aan kassasystemen.
• Betaalterminal: Geef klanten de mogelijkheid om veilig, snel en eenvoudig betaalopdrachten uit te kunnen voeren. Tegenwoordig zijn betaalterminals buiten de bedrade terminal ook als mobiele terminal te krijgen.
• Kassalade: Eigenlijk is een kassalade al jarenlang een standaard element van een kassa. Het blijft echter een belangrijk element voor de opslag en teruggave van contanten.

Welke vragen om te stellen voor de aanschaf van een POS systeem?

Wanneer u zich al in de oriëntatiefase bevindt zijn onderstaande vragen een goed startpunt voor de creatie van een nieuw POS verkooppunt.

• Heeft u een onderneming in de horeca- of retail branche?
• Moet het een vast- of mobiel verkooppunt worden?
• Hoeveel transacties worden er per dag verwerkt?
• Wilt u meerdere verkooppunten in uw onderneming?
• Heeft u meerdere winkels die aan elkaar gekoppeld moeten worden?
• Is het een wens om de POS- software te koppelen aan boekhoudsoftware?

Meer informatie

Heeft u de antwoorden op bovenstaande vragen helder? Dan begint het traject pas bij de keuze voor de juiste POS software. Wij hebben een softwarepagina gemaakt voor bedrijven waar wij een samenwerking mee hebben. Deze pagina bevat informatie over de software en de hardware (bonprinters, barcode scanners, etc.) die ondersteund wordt door de software.

Heeft u naar aanleiding van dit artikel nog vragen over Point of Sale systemen, of wilt u een switch maken naar een nieuw POS systeem? Neem dan telefonisch contact op via 088 011 011 0, start een chat via de website of stuur een e-mail met uw vraag naar: [email protected].